Tijdens de validatie van de prototypes met Mozer bleek dat de oorspronkelijke ontwerpen voornamelijk waren ontwikkeld als visuele concepten. Om te onderzoeken in hoeverre de communicatieflow daadwerkelijk implementeerbaar is binnen bestaande e-mailsystemen, zijn de ontwerpen verder uitgewerkt en geoptimaliseerd voor gebruik binnen e-mailprogramma's zoals Outlook, Gmail en Apple Mail.

Hierbij zijn zowel technische als inhoudelijke verbeteringen doorgevoerd. De technische verbeteringen hadden als doel de haalbaarheid van implementatie te vergroten, terwijl de inhoudelijke verbeteringen voortkwamen uit feedback van stakeholders en inzichten uit de eerdere testfases.

A. Algemene verbeteringen voor alle drie de mails

1. Geschikt gemaakt voor e-mailgebruik

De ontwerpen zijn aangepast zodat zij beter functioneren binnen verschillende e-mailprogramma's. Hierdoor is de kans groter dat de mails voor iedere ontvanger op dezelfde manier worden weergegeven.

2. Visuele elementen vereenvoudigd

Interactieve elementen en animaties zijn verwijderd of vereenvoudigd omdat deze niet door alle e-mailprogramma's worden ondersteund. Hierdoor zijn de ontwerpen stabieler en betrouwbaarder geworden.

3. Verbeterde leesbaarheid

Tekstgroottes en afstanden zijn geoptimaliseerd zodat de informatie beter leesbaar is op zowel desktop als mobiele apparaten.

4. Verbeterde opmaak

De lay-out is aangepast voor verschillende schermformaten. Hierdoor blijft de structuur van de mails overzichtelijk en gebruiksvriendelijk.

5. Duidelijke afsluiting toegevoegd

Aan alle mails is een footer toegevoegd met contactgegevens en aanvullende bedrijfsinformatie, zodat klanten eenvoudig weten waar zij terecht kunnen met vragen.

B. Verbeteringen in Mail 2 – Leveringsbevestiging

1. Meer nadruk op de naderende levering

De titel is aangepast van 'Alles over uw bestelling' naar 'Het is bijna zo ver!'. Hierdoor sluit de boodschap beter aan op het moment waarop de klant de mail ontvangt.

2. Meer focus op voorbereiding

De introductietekst is aangepast zodat direct duidelijk wordt dat de levering binnenkort plaatsvindt en welke voorbereidingen nog nodig zijn.

3. Meer concrete leverinformatie

In plaats van een algemene leverweek bevat de mail nu:

• de exacte leverdatum;

• het verwachte tijdsblok;

• de contactpersoon voor vragen.

Hierdoor weet de klant beter waar hij aan toe is.

4. Duidelijkere voortgang van het proces

De tijdlijn is aangepast zodat zichtbaar wordt welke stappen reeds zijn afgerond en welke stap nog volgt. Dit geeft meer inzicht in de status van de bestelling.

5. Kortere en relevantere informatie

De uitleg over de levering is compacter gemaakt en richt zich uitsluitend op informatie die in de laatste week voor levering nog relevant is.

6. Aangescherpte checklist

De checklist is verkort en richt zich op de voorbereidingen die vlak voor levering nog uitgevoerd kunnen worden.

7. Kortere FAQ-sectie

Alleen de meest relevante vragen voor deze fase van het proces zijn behouden. Hierdoor blijft de mail overzichtelijk en wordt overbodige informatie voorkomen.

8. Aangepaste videosectie

De video wordt gepositioneerd als laatste voorbereiding op de levering en sluit daardoor beter aan op het doel van de mail.

9. Persoonlijkere afsluiting

De afsluiting is persoonlijker gemaakt door expliciet vooruit te kijken naar de levering en installatie van de apparatuur.

10. Gerichtere feedbackvraag

De feedbackvraag is aangepast van een algemene beoordeling van de mail naar een specifieke vraag over de bruikbaarheid van de voorbereidingsinformatie.