Implementatie- en beheerkosten

De ontwikkelde communicatieflow bestaat uit drie geautomatiseerde e-mails die door Mozer geïntegreerd moeten worden in het bestaande communicatieproces. Voor het ontwikkelen van de prototypes is gebruikgemaakt van Figma Professional, waarvoor een eenmalige investering van €20 nodig is geweest.

Daarnaast wordt verwacht dat een externe IT-specialist ongeveer 10 uur nodig heeft om de templates technisch te implementeren binnen de bestaande systemen van Mozer. Uit informatie van Mozer blijkt dat hiervoor een extern uurtarief van €110 wordt gehanteerd.

De eenmalige implementatiekosten bedragen daarmee:

• Figma Professional: €20

• IT-implementatie: 10 uur × €110 = €1.100

Totale implementatiekosten: €1.120

Naast deze implementatiekosten is rekening gehouden met beperkte jaarlijkse beheerkosten. Om de prestaties van de communicatieflow te monitoren en de samenwerking tussen Technogym en Mozer te blijven optimaliseren, wordt geadviseerd om maandelijks een evaluatiemoment te organiseren tussen Manuel (Order Quality Specialist), Antoin (Order Fulfillment & Logistics Manager) en Sebastien (Deputy Managing Director bij Mozer).

Tijdens deze evaluaties kunnen KPI's, klantfeedback, klachten en eventuele verbeterpunten worden besproken. Naar verwachting kost dit gemiddeld één uur per maand.

De jaarlijkse beheerkosten bedragen daarmee:

• Manuel: 12 uur × €30 = €360

• Sebastien: 12 uur × €35 = €420

• Antoin: 12 uur × €40 = €480

Totale jaarlijkse beheerkosten: €1.260

Hierdoor bedragen de totale kosten in het eerste jaar:

€1.120 + €1.260 = €2.380

Vanaf het tweede jaar vervallen de implementatiekosten en resteert uitsluitend het jaarlijkse beheer van de communicatieflow.

Verwachte opbrengsten

Uit gesprekken met Technogym blijkt dat problemen door onvoldoende voorbereiding van klanten gemiddeld voorkomen bij ongeveer 1 op de 20 leveringen. Bij circa 1.500 B2B-leveringen per jaar betekent dit dat er jaarlijks ongeveer 75 leveringen zijn waarbij vertragingen, aanvullende werkzaamheden of herstelbezoeken ontstaan.

Een gemiddeld herstelbezoek kost naar schatting €250. Wanneer de nieuwe communicatieflow erin slaagt om slechts een deel van deze situaties te voorkomen, levert dit direct financiële voordelen op.

Daarnaast blijkt uit operationele gegevens dat een installatieteam gemiddeld 243 minuten bezig is met een installatie. Omdat installaties doorgaans worden uitgevoerd door twee installateurs tegen een uurtarief van €50 per persoon, kost één uur installatietijd ongeveer €100.

Wanneer klanten beter voorbereid zijn, kan tijd worden bespaard doordat installateurs minder hoeven te wachten, minder uitleg hoeven te geven en minder onverwachte situaties tegenkomen. Hierdoor ontstaat ruimte voor efficiëntere planning en lagere uitvoeringskosten.

Scenarioanalyse

Worst-case scenario

In het worst-case scenario leidt de communicatieflow tot geen afname van herstelbezoeken. De leveringstijd zal wel met 2 minuten verkort worden.

• Besparing installatietijd:
  • 1500 × 0,03 uur x €100 = €4.500
• Resultaat jaar 1:
  • €4.500 - €2.380 = €2120 positief resultaat

Hoewel de financiële opbrengst in dit scenario beperkt is, wordt de investering nog steeds terugverdiend. Daarnaast zijn hierin eventuele voordelen zoals minder klachten, hogere klanttevredenheid en efficiëntere installaties niet meegenomen.

Middle-case scenario:

In het middle-case scenario wordt uitgegaan van een reductie van 10 herstelbezoeken per jaar en een gemiddelde tijdsbesparing van 10 minuten per installatie.

• Besparing herstelbezoeken:
  • 10 × €250 = €2.500
• Besparing installatietijd:
  • 1.500 leveringen × 0,167 uur × €100 = €25.050
• Totale opbrengst:
  • €27.550
• Resultaat jaar 1:
  • €27.550 - €2.380 = €25.170 positief resultaat

Best-case scenario

In het best-case scenario wordt uitgegaan van een reductie van 30 herstelbezoeken per jaar en een gemiddelde tijdsbesparing van 30 minuten per installatie.

• Besparing herstelbezoeken:
  • 30 × €250 = €7.500
• Besparing installatietijd:
  • 1.500 leveringen × 0,5 uur × €100 = €75.000
• Totale opbrengst:
  • €82.500
• Resultaat jaar 1:
  • €82.500 - €2.380 = €80.120 positief resultaat

Break-even analyse