Inleiding

Binnen deze afstudeeropdracht stond niet alleen het ontwikkelen van een oplossing centraal, maar ook het daadwerkelijk vertalen van deze oplossing naar een praktisch toepasbaar eindproduct voor Technogym. Na het ontwikkelen en valideren van de prototypes lag de focus op het realiseren van een oplossing die niet alleen aansluit op de behoeften van klanten, maar ook uitvoerbaar is binnen de samenwerking tussen Technogym en logistiek partner Mozer.

Gedurende deze fase stonden drie elementen centraal: het operationaliseren van de oplossing, het creëren van impact en het nemen van eigenaarschap binnen het project.

Van prototype naar praktijkgerichte oplossing

Tijdens de testfase zijn de ontwikkelde prototypes meerdere keren gevalideerd en doorontwikkeld. De uiteindelijke oplossing bestaat daardoor niet alleen uit drie e-mailtemplates, maar uit een volledige Delivery Communication Flow waarin communicatie, procesafspraken, KPI's, verantwoordelijkheden en evaluatiemomenten zijn samengebracht.

Om ervoor te zorgen dat de oplossing daadwerkelijk gebruikt kan worden, heb ik onderzocht hoe de prototypes technisch aangeleverd konden worden aan Mozer. Tijdens dit proces bleek dat de oorspronkelijke ontwerpen uit Figma niet direct geschikt waren voor implementatie binnen Outlook. Door middel van trial-and-error, verdiepend onderzoek naar HTML-mailtemplates en het gebruik van verschillende e-mailplatformen (Bijlage 8.3.1) heb ik uiteindelijk drie werkende OFT-bestanden (Bijlage 9.3) ontwikkeld die door Mozer direct gebruikt en aangepast kunnen worden. Hierdoor is de oplossing niet beperkt gebleven tot een concept, maar daadwerkelijk omgezet naar een implementeerbaar eindproduct.

Daarnaast heb ik ervoor gekozen om de onderzoeksresultaten niet uitsluitend te verwerken in een traditioneel adviesrapport, maar deze te vertalen naar een Delivery Communication Flow Blueprint (Eindproduct) Dit was een eigen initiatief, voortgekomen uit de overtuiging dat een compacte en visuele samenvatting sneller gebruikt zal worden binnen de praktijk dan een uitgebreid document. Binnen deze blueprint zijn alle belangrijke inzichten uit het onderzoek, de communicatieflow, implementatiestappen, KPI's en verantwoordelijkheden samengebracht in één overzichtelijk eindproduct.

Impact van de oplossing

De ontwikkelde oplossing heeft impact op zowel korte als lange termijn.

Op korte termijn kan de communicatieflow bijdragen aan meer duidelijkheid voor klanten, betere voorbereiding op leveringen en minder communicatiegerelateerde vragen. Daarnaast ontstaat voor Mozer meer structuur binnen de communicatie richting klanten en wordt het eenvoudiger om verwachtingen vooraf te managen.

Op langere termijn draagt de oplossing bij aan een betere aansluiting tussen de premium merkbelofte van Technogym en de daadwerkelijke leveringservaring. Daarnaast biedt de maandelijkse evaluatiestructuur tussen Technogym en Mozer mogelijkheden om de communicatie continu te blijven verbeteren op basis van klantfeedback en KPI's.

Uit de business case (bijlage 9.1) blijkt bovendien dat de investering beperkt is ten opzichte van de verwachte opbrengsten. Hierdoor ontstaat niet alleen waarde voor de klant, maar ook voor Technogym en Mozer.

Leiderschap en eigenaarschap

Gedurende het project heb ik actief eigenaarschap genomen over het onderzoek en de ontwikkeling van de oplossing. Een belangrijk voorbeeld hiervan is het verzamelen van klantinzichten. Al vroeg in het traject heb ik aangegeven dat het spreken van klanten noodzakelijk was om het vraagstuk goed te kunnen onderzoeken. Hoewel dit proces moeizaam verliep en aanvragen voor klantcontact (Bijlage 7.7) niet altijd direct werden opgevolgd, ben ik actief blijven zoeken naar mogelijkheden om deze informatie alsnog te verzamelen. Uiteindelijk heb ik drie klanten geïnterviewd en daarnaast zelfstandig een eerste validatietest georganiseerd binnen mijn eigen netwerk om de voortgang van het project te waarborgen.

Ook binnen het onderzoeksproces heb ik initiatief genomen door mee te gaan met leveringen en installaties. Hierdoor kon ik de praktijk van dichtbij observeren en beter begrijpen waar de knelpunten binnen het leverproces daadwerkelijk ontstonden.

Daarnaast heb ik een actieve rol gespeeld in het creëren van draagvlak bij Mozer. Toen bleek dat het contact met Mozer moeizaam verliep, heb ik zelf het initiatief genomen om een voorstelmail op te stellen waarin de meerwaarde van de oplossing werd toegelicht. Deze mail (bijlage 7.8) is vervolgens gebruikt door Technogym om Mozer te informeren en te overtuigen van de waarde van de ontwikkelde communicatieflow.

Gedurende het project heb ik regelmatig zelfstandig beslissingen genomen wanneer informatie of ondersteuning niet direct beschikbaar was. In plaats van te wachten op antwoorden ben ik actief op zoek gegaan naar alternatieve manieren om informatie te verzamelen, stakeholders te bereiken en het project voortgang te laten behouden. Mijn nieuwsgierigheid, zelfstandigheid en creativiteit hebben hierbij een belangrijke rol gespeeld.

Conclusie

Tijdens deze fase heb ik de ontwikkelde oplossing succesvol vertaald van gevalideerde prototypes naar een praktisch toepasbaar eindproduct. Door actief eigenaarschap te nemen, stakeholders te betrekken en obstakels binnen het project zelfstandig op te lossen, is een oplossing ontstaan die niet alleen theoretisch onderbouwd is, maar ook daadwerkelijk toepasbaar is binnen de praktijk van Technogym en Mozer.

De combinatie van de drie e-mailtemplates, de Delivery Communication Flow Blueprint en de implementatieadviezen zorgt ervoor dat Technogym direct kan starten met het verbeteren van de communicatie rondom levering en installatie. Hiermee is niet alleen een oplossing gerealiseerd voor het oorspronkelijke vraagstuk, maar ook een basis gelegd voor verdere verbetering van de totale klantbeleving binnen het leverproces.

803 woorden excl bronvermelding

Totaal 4 LLO's: 3186 woorden